複数クライアントの議事録を同時に抱えるとき、何から手をつければいいですか？

まず案件ごとに専用のフォーマットと保管場所（フォルダ・命名規則）を決めます。次に、それぞれの提出締切を一覧にして優先順位を付けます。仕組みを先に整えてから個々の議事録に着手すると、案件が混ざるリスクを減らせます。

案件ごとに議事録の内容が混ざってしまうのを防ぐコツはありますか？

1案件1フォルダを徹底し、ファイル名に日付とクライアント名を必ず入れることです。また、複数の会議を続けて処理する日は、1件ずつ完全に仕上げてから次に移り、複数の案件を同時に開いたまま作業しないようにすると混同を防げます。

以前のクライアントとの打ち合わせ内容を素早く振り返るにはどうすればいいですか？

過去の議事録を案件ごとに検索できる状態で保管しておくのが基本です。メモリスのAsk Memolith機能を使えば、過去に処理した会議の内容についてAIに質問して振り返ることもできます。

複数案件の議事録を効率化する秘書の仕事術

「午前はA社の定例、午後はB社の打ち合わせ、夕方にC社の議事録の締切」——秘書やアシスタントとして複数のクライアント・複数の案件を掛け持ちしていると、こんな一日は珍しくありません。1件の議事録なら丁寧に仕上げられても、案件が3つ、4つと重なると、清書が追いつかずに締切ギリギリになったり、最悪の場合「A社の決定事項をB社の議事録に書いてしまった」という混同が起きたりします。

複数案件の議事録が大変なのは、記録そのものの難しさよりも、案件を並行して回すための管理に手間がかかるからです。フォーマットも締切も担当者も案件ごとに違い、頭を切り替えながら処理しなければなりません。

この記事では、議事録の書き方や書記としての立ち回りそのものではなく、複数のクライアント・複数の案件の議事録を同時進行でさばくための、整理と優先順位付けのやり方に絞って解説します。1件の会議での動き方については議事録の書記を頼まれたら？役割・準備・当日の立ち回りで扱っているので、あわせて確認してみてください。

複数案件の議事録が破綻しやすい理由

複数の案件を抱えた状態で議事録が滞る・混同するのには、共通したパターンがあります。

フォーマットが案件ごとにバラバラ：クライアントによって指定の書式が違うと、毎回ゼロから体裁を整える時間がかかります。
締切が重なる：複数の会議が同じ週、同じ日に集中すると、どれから手をつけるかで迷い、結果的に全部が後ろ倒しになります。
案件の切り替えコストが高い：A社の内容を処理している途中でB社の確認事項が割り込むと、記憶と資料を毎回読み直す時間がかかります。
過去のやり取りをすぐに引き出せない：「前回C社との打ち合わせで何を決めたか」を確認したいときに、ファイルを探すだけで時間を取られます。

これらは個人の記録スキルの問題ではなく、案件を横断する仕組みが整っていないことが原因です。仕組みを先に作れば、案件数が増えても破綻しにくくなります。

案件ごとにフォーマットと保管場所を固定する

複数案件をさばく上で最初にやるべきは、案件を混同しない土台作りです。

1案件1フォルダ・命名規則の統一

クライアントごとにフォルダを分け、ファイル名は「日付_クライアント名_案件名」のように統一したルールを決めておきます。地味な工夫ですが、これだけで「どの議事録がどの案件のものか」で迷う時間がなくなります。指定フォーマットがあるクライアントとないクライアントが混在する場合は、指定がない案件向けに自分用の標準フォーマットを1つ用意しておくと、毎回ゼロから作らずに済みます。書式に迷う場合は議事録テンプレート完全ガイドを土台にして、案件ごとに必要な項目だけ調整する方法もあります。

「その場で完結させる」を1案件ずつ徹底する

複数の会議を同じ日に処理するときほど、1件を中途半端な状態で置いたまま次の案件に移りたくなります。しかし、途中で切り上げると再開時に内容を思い出す時間がかかり、案件間の内容が頭の中で混ざるリスクも上がります。多少時間がかかっても、1案件を完全に仕上げてから次に移る方が、結果的にトータルの時間は短くなります。

締切から逆算して処理の優先順位を付ける

案件が重なったときにまず確認すべきは、それぞれの議事録の提出締切です。締切が近い順、また相手の意思決定に影響する重要度が高い順に並べ、着手する順番を決めます。

依頼された順や、会議が終わった順に処理していくと、締切の緩い案件を先に片付けてしまい、本当に急ぐ案件が後回しになりがちです。週の初めに全案件の締切を一覧にしておき、毎朝その一覧を見直すだけでも、優先順位のブレを防げます。

案件をまたぐ情報管理で気をつけること

複数のクライアントの会議に関わる仕事では、クライアントごとの情報を厳密に分けて扱うことが欠かせません。ある案件で聞いた内容を、別の案件の関係者に共有したり、資料に流用したりすることは避ける必要があります。録音や記録を行う際も、対象となる会議の参加者に事前に録音の可否を確認し、録音データや議事録は当該クライアントとの業務にのみ利用し、無断で他のクライアントや第三者と共有・公開しないようにしましょう。案件ごとに保管場所を分けておくことは、効率化だけでなく、こうした情報管理の面でも役立ちます。

疲れている日ほど、議事録のコピー元を間違え、別の案件のテンプレートに前の会議のメモが一部残ったまま提出しかける、といったミスは起きがちです。提出前の見直しで気づければ大事には至りませんが、そもそも起きないようにするには「1案件を完全に閉じてから次を開く」というルールを徹底しておくのが確実です。

複数案件の議事録は、録音とAIの組み合わせで負担を減らせる

ここまでの整理術は、あくまで人が行う管理の工夫です。これに加えて、清書そのものにかかる時間を減らせれば、複数案件を抱える負担はさらに軽くなります。

私たちが提供しているメモリス（Memolith）は、スマホで会議を録音するだけで、AIが議事録を自動作成するアプリです（iPhone・Android対応、専用デバイス不要）。会議中にその場でテキスト化するのではなく、録音が終わった後にAIが処理し、数分で議事録が完成する仕組みのため、案件が複数重なっている日でも、会議の合間に次々と録音を渡していき、まとめて処理結果を受け取るという運用ができます。

過去の会議内容を振り返りたいときは、Ask Memolith機能を使えば、以前に処理した会議についてAIに質問して確認することもできます。「あのクライアントの前回の打ち合わせで、納期についてどう決まっていたか」といった振り返りにかかる時間を減らせます。また、AIによる処理が完了すると音声データは自動的に削除されるため、複数のクライアントの音声を並行して扱う場合でも、データが手元に残り続ける不安を減らせます。

料金は無料トライアル（登録後3回まで＋Ask Memolith利用可）から始められ、継続利用したい場合はエリート（月20回・830円/月）、案件数が多い場合はエグゼクティブ（月50回・1,380円/月）が選べます。まずは無料トライアルで、複数案件を抱える日の処理時間がどう変わるかを試してみてください。

まとめ

複数クライアント・複数案件の議事録を同時に回すには、記録そのものの技術より案件をまたぐ管理の仕組みが重要です。

案件ごとにフォーマットと保管場所を固定し、ファイル名を統一して混同を防ぐ
1案件ずつ完結させてから次に移ることで、内容が頭の中で混ざるのを防ぐ
締切から逆算して処理の優先順位を毎朝見直す
クライアントごとの情報は厳密に分け、録音の可否を都度確認し無断で他案件と共有しない
清書の負担は録音とAIの活用で減らし、確認や各クライアントへの対応に時間を回す

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