メモリスによる要約- 決定事項かToDoかは「もう確定したか」「これから誰かが動くか」の2点で仕分けられます。
- 「検討します」「持ち帰ります」等のあいまいな発言は、担当者と期限が決まっているかで判断します。
- 迷ったら会議中に「決定事項として書いていいですか」と一言確認すると、その場で仕分けが終わります。
会議で「これは決定事項ですか、それとも検討中ですか」と聞かれて、一瞬詰まったことはないだろうか。
議事録を書いていると、こういう場面によく出くわす。「その方向で進めましょう」という一言は、決まったようにも、まだ決まっていないようにも聞こえる。書く手が止まり、とりあえず両方の意味で読める書き方でお茶を濁してしまう。後で読み返した本人ですら、あれは結局決まっていたのか分からなくなる。
決定事項とToDoの違い自体は、言葉で説明すればそう難しくない。決まった結論が決定事項、これからやる行動がToDoだ。むずかしいのは、会議中に飛び交う発言のどれが決定事項で、どれがToDoで、どれがまだどちらでもないかを、その場で仕分ける作業のほうである。
この記事では、その仕分けに使える2つの質問と、現場でよく出る「あいまいな発言」の実例を持ち帰ってもらう。
決定事項とToDoが混ざる本当の理由
決定事項とToDoが議事録の中で混ざるのは、書き手の語彙が足りないからではない。発言そのものが、まだ仕分けられる前の形をしているからだ。
たとえば「その方向で進めましょう」という発言を思い浮かべてほしい。ここには「進める」という意思は確かにある。だが、それが「もう決まった」ことなのか、「まだ検討する」段階なのかは、この一文だけでは判断できない。会議の空気や発言者の立場、直前のやり取りといった文脈をあわせて読まないと、決定事項なのかToDoなのか、はたまた保留事項（結論を出さずに次回へ持ち越したこと）なのか判断がつかない。
つまり、決定事項とToDoの違いを知っているだけでは足りない。目の前の発言をどちらに振り分けるかという、判断のほうを鍛える必要がある。
決定事項かToDoかを2つの質問で仕分ける
仕分けの基準はシンプルだ。次の2つを、この順番で自分に問いかける。
- もう確定した結論か。 過去形で言い切れるなら決定事項だ。「A案で進めることに決まった」のように、あとから覆らない前提で書ける。
- これから誰かが動くことか。 担当者と期限が特定できるなら、それはToDoだ。「誰が」「いつまでに」が欠けている間は、ToDoとしてはまだ未完成の状態にある。
どちらの質問にも「はい」と即答できない発言は、決定事項でもToDoでもない。保留事項として、別の欄に分けておく。無理にどちらかへ押し込むと、あとで「そんなことは決まっていない」という揉め事の種になる。
現場でよく出る「あいまいな発言」の仕分け方
決定事項とToDoの境界であいまいになりやすい言い回しを、実際の会議でよく聞く形のまま集めた。同じフレーズを見つけたら、このまま当てはめてみてほしい。
「検討します」
これは決定事項ではない。誰が、いつまでに検討するのかが決まっていない段階では、宙に浮いた意思表示にすぎない。「田中さんが来週水曜までに検討する」まで踏み込んで初めてToDoになる。担当と期限が出ないうちは、保留事項に置いておく。
「その方向で進めましょう」
方針への合意ではあるが、細部の決定とは限らない。「この案で確定」なのか「大枠だけ合意して詳細はこれから詰める」なのかを、その場で確認したほうがいい。確認が取れれば決定事項、取れなければ保留事項として次回に持ち越す。
「持ち帰ります」
ほぼ確実にToDoである。ただし「誰が」「いつまでに」が抜け落ちたまま流れやすい発言でもある。「持ち帰ります」で終わらせず、「では来週の会議までに、ということでよろしいですか」と期限を一言添えると、実行されるToDoになる。
「了解です」「そうですね」
決定事項でもToDoでもない。相槌であって、合意の表明とは限らない。誰かの提案に対して全員が「そうですね」と言っただけの状態を決定事項として書いてしまうと、後から「あれは相槌のつもりだった」と食い違いが起きる。決定事項として記録するなら、もう一段踏み込んだ確認の言葉が必要になる。
「一旦これで」
保留事項の典型的な合図だ。「一旦」という言葉自体が、確定していないことを示している。決定事項の欄には入れず、「いつ・誰が本決定するか」を添えて保留事項として残しておく。
1つの決定事項から複数のToDoが生まれたときの書き方
決定事項とToDoは1対1とは限らない。1つの決定から、担当者の異なる複数のToDoがぶら下がることはよくある。このとき、決定事項とToDoを別々の見出しに離して書いてしまうと、どのToDoがどの決定に紐づくのか、後から読み返したときに分からなくなる。
対策は単純で、決定事項の直下に、関係するToDoを字下げしてぶら下げる。
【決定事項】
- トップページのデザインは紺色ベースにアクセントカラーを加える方針で確定
- 佐藤：アクセントカラーの案を3パターン作成【期限：1/30(金)】
- 田中：社内レビューの時間を確保する【期限：1/31(土)】
決定事項が見出し、ぶら下がるToDoがその中身という構造にすると、1つの決定に対して誰が何を持っているかが一覧できる。ToDoの書き方そのもの、担当者・期限・完了条件の入れ方まで踏み込んで知りたい場合は、アクションアイテムの書き方で詳しく解説している。
経験談：仕分けに自信がないときにやっていること
1on1やファシリテーションの場で議事録を書いてきて、いちばん判断に迷うのは「その方向で進めましょう」のような、決定とも方針表明ともつかない発言だ。
以前は、こういう発言をとりあえず決定事項の欄に書いてしまい、あとで「あれはまだ決まっていなかった」と訂正が入ることが何度かあった。今は違う。判断に迷ったら、その場で「これは決定事項として書いていいですか」と聞くようにしている。
この一言を挟むだけで、仕分けの精度は劇的に上がる。相手が「はい」と即答すれば決定事項、少しでも間があれば保留事項だ。会議の流れを止める一言のように思えるかもしれないが、実際にかかる時間は3秒もない。その3秒を惜しんで仕分けを誤ると、後から議事録を訂正する時間のほうがずっと長くかかる。
決定事項とToDoの仕分けを自動化する
とはいえ、会議中に発言を追いながら、決定事項とToDoとその他をリアルタイムで仕分け続けるのは、集中力がいる作業だ。
メモリスは、スマホで録音するだけでAIが議事録の下書きを作成し、決定事項とToDoを分けて整理する。処理は録音が終わったあとにAIが行う仕組みで、専用デバイスは不要、iPhone・Androidのアプリだけで完結する。発言と記録の認識のずれを検知する機能もあるため、「決まったつもり」の仕分けミスにも気づきやすい。
録音データはAIの処理が終わると即時自動で削除されるので、機密性の高い会議でも使いやすい設計だ。まずは無料トライアル（登録後3回まで）から試せる。
まとめ
決定事項とToDoの違い自体は、知識としてはそう難しくない。難しいのは、会議中に飛び交うあいまいな発言をどちらかに仕分ける、その場の判断のほうだ。
「もう確定した結論か」「これから誰かが動くことか」という2つの質問を持っておくだけで、仕分けの迷いはかなり減る。それでも判断がつかない発言に出会ったら、無理に決めつけず、その場で一言確認してしまうのが一番早い。
次の会議では、あいまいな発言が出た瞬間に、この2つの質問を頭の中で投げかけてみてほしい。
あわせて読みたい：
よくある質問
「検討します」は
「検討します」だけでは決定事項にはなりません。誰が、いつまでに検討するのかが決まっていなければ、宙に浮いた意思表示のままです。「田中さんが来週水曜までに検討する」まで踏み込んで、初めてToDoになります。担当と期限が出ないうちは保留事項として扱います。
決定事項か
会議中に「これは決定事項として書いていいですか」と一言確認するのが一番早い方法です。確定していればすぐ「はい」と返ってきますし、少しでも間があれば、まだ決まっていない証拠です。その場で聞いてしまえば、後から仕分けを直す手間がなくなります。
1つの
決定事項の直下に、担当者ごとのToDoを字下げして並べます。決定事項が見出し、ぶら下がるToDoがその中身という構造にすると、1つの決定に対して誰が何を持っているかが一覧できます。