議事録が上手い人の共通点5つ｜会議の種類で書き方を変える

「上手い議事録のお手本を、一枚見せてもらえませんか」。ファシリテーション、つまり会議の進行役を任されるようになった頃の私なら、迷わずそう頼んでいたと思う。手本を一枚もらって真似れば、議事録は書けるようになるはずだ、と。

ところが、世の中で「上手い記録」として長く生き残ってきたものを調べていくと、この頼み方自体が成り立たないことがわかってくる。1876年に書かれたアメリカの会議規則は「発言を書き残すな」と教える。Amazonは会議の後どころか、会議の前に6ページの文章を書かせ、冒頭で全員に黙読させる。ソフトウェア業界には、会議の経過をまるごと省略して決定だけを1枚のファイルに残す流儀がある。かと思えば1927年のロンドンには、「誰が言ったかを消す」ことを正式なルールにした会議がある。どれも、その世界では正解であり続けてきた書き方である。互いに矛盾して見えるのに、だ。

それでも、これらの流儀を並べて眺めていると、書式の手前にある判断だけは、そろって同じ方向を向いていることに気づく。議事録が上手い人の共通点は、テンプレートの選び方ではない。書き始める前の5つの判断である。

1. 「言われたこと」ではなく「なされたこと」を書く
2. 会議の種類で、残すものを変える
3. 決定に「なぜ」と「捨てた案」を添える
4. 「誰が決めたか」「誰がやるか」を名前で書く
5. 議事録を、次の会議の入力として書く

五つとも、文章力の話ではない。何を書かないかを先に決める、という判断の話である。

共通点1：「言われたこと」ではなく「なされたこと」を書く

議事録という道具の最古参の教科書は、意外な人物が書いている。1876年、アメリカ陸軍の工兵将校ヘンリー・マーティン・ロバートが出版した会議運営の手引き『Robert's Rules of Order（ロバート議事規則）』である。教会の集会で議長を任され、進行がまるで定まらず立ち往生した経験が執筆の動機だったと伝えられる。この本は150年後の今も、アメリカの非営利団体や取締役会など会議体運営の実務標準であり続けていて（現行版は2020年の第12版）、議事録についての原則を一言で言い切っている。議事録は、会議で「なされたこと（what was done）」の記録であって、メンバーによって「言われたこと（what was said）」の記録ではない。

そもそも議事録を英語でminutes（ミニッツ）と呼ぶのは、時間の「分」のことではない。ラテン語のminuta scriptura（小さな書き付け）に由来するという説が有力で、意味するのは要点の走り書きである。名前からして「全部は書かない」ことを含んでいる。

では発言をそのまま残す記録なら価値があるかというと、逐語記録の総本山ですらそうしていない。英国議会の公式記録Hansard（ハンサード）は「実質的に逐語（substantially verbatim）」を掲げる、世界で最も厳密な部類の発言記録である。それでも繰り返しや明白な言い間違いは、意味を変えない範囲で編集して削る。国の歴史に残す記録でさえ生の会話を写さないのだから、ビジネスの議事録が「Aさんがこう言い、Bさんがこう返した」を追いかける理由はない。

では「なされたこと」とは何か。会議で「なされる」ことは、突き詰めれば3種類しかない。何かが決まる（決定事項）。誰かが宿題を持ち帰る（ToDo。アクションアイテムとも呼ばれる、実行すべき行動のこと）。決まらずに残る（保留事項）。議事録が上手い人の文章が読みやすいのは、文才のせいではなく、議論をこの3つに仕分けてから書いているからである。決定事項とToDoの線引きは「もう確定した結論」か「これから実行する行動」か。迷いやすければ、決定事項とは何か、ToDo・課題・保留との違いを先に押さえておくといい。

同じ議論を、仕分ける前と後で並べてみる。デザイン定例のよくある一場面だ。

仕分け前（発言の時系列）:

田中：今のデザインはターゲットの20代女性には硬い印象。 佐藤：ただブランドカラーが紺なので、パステルに寄せすぎるとブランドイメージと乖離する。 田中：では紺をベースに、アクセントカラーで柔らかさを出すのはどうか。 佐藤：それなら良さそう。来週までに何案か作ってみます。

仕分け後（なされたことの記録）:

決定：紺ベースは維持し、アクセントカラーで「柔らかさ」を表現する方針で確定（理由：ターゲットの20代女性に現状は硬い印象のため）ToDo：佐藤／アクセントカラー案を3パターン作成／1月30日（金）15時まで保留：特になし

読むのにかかる時間がまず違う。それ以上に、「来週までに何案か」が「3パターン、30日15時まで」に変わっていることが大きい。仕分けは要約の技法ではなく、曖昧さの検出器として働く。埋まらない欄が出たとき、それは書き手の能力不足ではなく、会議がそこを決め損ねている合図である。

もっとも、この原則には壊れる場面がある。アイデア出しの会議の議事録に「決定事項：特になし」とだけ書いたことのある人なら、心当たりがあるはずだ。原則には忠実で、記録としては無価値。何かが噛み合っていない。

共通点2：会議の種類で「残すもの」を変える

噛み合っていないのは、会議の種類のほうである。全社会議や定例のファシリテーションを重ねるなかで思い知ったのは、「議事録」という同じ名前で呼ばれている文書が、会議の種類ごとにまるで別の仕事を負わされていることだった。

会議に種類があるという整理の古典は、インテルの経営者アンドリュー・グローブが1983年に著した『HIGH OUTPUT MANAGEMENT』にある。グローブは会議を大きく2つに分けた。情報を交換するために定期的に開く「プロセス中心」の会議（1on1、スタッフミーティング、業務レビュー）と、特定の問題に決定を下すために臨時で開く「ミッション中心」の会議である。後者については、出席者を8人以下に抑えよ、と具体的な上限まで書いた。決定の場と共有の場は、成り立ちからして別物だという整理である。

会議の仕事が違えば、記録の主役も変わる。

会議の種類	議事録の主役	残すもの	捨ててよいもの
意思決定会議	決定	決定・理由・却下した案・決定者	結論に至る発言の応酬
進捗確認・定例	差分	前回からの変化、新たな障害、期限の変更	変わっていない事項の再掲
ブレインストーミング	選択肢の在庫	出たアイデアの全量	評価・優劣の判断
1on1	約束	二人が合意したこと、次回までの宿題	雑談の中身
取締役会	法定の証拠	議事の経過の要領と結果（法令の定め）	捨てる自由がそもそも小さい

表の3行目で、共通点1がひっくり返っていることに気づいただろうか。ブレインストーミング（質より量でアイデアを出し合う会議）では、何も決まらないことが正常であり、成果物は決定ではなく選択肢の在庫である。だからここでは、発言の全量を拾うことにこそ価値が宿る。しかも集団のブレストには、出るアイデアの数で「同じ人数が別々に考えた場合」に負け続けてきた実験の歴史があり、口頭で流れて記録に残らなかったアイデアは二度と戻らない。誰の発言かは、むしろどうでもいい。

1on1の行はもっと極端だ。グローブは1on1を「部下の会議」と呼び、議題は部下が決めるべきだとした。メモについても踏み込んでいて、上司と部下の双方がメモを取ることを勧め、要点を書き留めることは「それを実行する」という約束を象徴する、握手のようなものだ、という趣旨の説明をしている。1on1の記録は組織に提出する報告書ではなく、二人の間で交わす小さな契約書に近い。だから配布もしないし、清書の美しさも要らない（この型は1on1の議事録の書き方で詳しく扱っている）。

最終行の取締役会になると、今度は読み手が変わる。日本の会社法は取締役会議事録の作成を義務づけ（369条3項）、取締役会の日から10年間、本店に備え置くことを求めている（371条1項）。記載すべき内容も法務省令（会社法施行規則101条）が定めていて、中心となる文言は「議事の経過の要領及びその結果」。そして369条5項には、実務家の背筋が伸びる一文がある。決議に参加した取締役のうち、議事録に異議をとどめなかった者は、その決議に賛成したものと推定する。ここでの議事録は情報共有の道具ではない。将来、法廷で読まれるかもしれない証拠であり、「書かれなかったこと」が誰かの責任として跳ね返ってくる文書である。

逆の極もある。1927年、ロンドンの王立国際問題研究所（通称チャタムハウス）が定めた「チャタムハウスルール」は、会議で得た情報は自由に使ってよいが、発言者が誰か、どの組織に属するかは明かしてはならない、と取り決める。外交のような機微なテーマで本音を引き出すための知恵で、100年近く経った今も世界中の会議で使われている。取締役会の議事録が「誰が賛成したか」を固定するために書かれるのに対し、チャタムハウスの記録は「誰が言ったか」を消すために整えられる。上手い記録の条件は、場の目的ひとつで正反対まで振れるのである。

共通点3：決定に「なぜ」と「捨てた案」を添える

議事録が本当に読まれる瞬間はいつだろうか。会議の翌日ではない。半年後、メンバーが入れ替わり、誰かが「そもそも、なんでこの仕様になったんでしたっけ」と言い出したときである。そして、たいていの議事録はこの瞬間に役に立たない。「A案で確定」とは書いてあるのに、なぜB案ではなかったのかが、どこにも書かれていないからだ。

ソフトウェア業界は、この問題に名前と型を与えた。2011年11月、ソフトウェアアーキテクトのマイケル・ナイガードがブログ記事「Documenting Architecture Decisions」で提唱したADR（Architecture Decision Record。システム設計上の重要な判断を、1件ずつ短い文書に残す手法）である。ナイガードの出発点は、プロジェクトに新しく入ってくる人の観察だった。過去の決定の理由を知らないメンバーは、その決定を「盲目的に受け入れるか、盲目的に覆すか」の二択に追い込まれる。受け入れれば時代遅れになった前提が生き残り、覆せば当時の教訓が失われる。どちらも高くつく。

ADRの型は簡素で、1〜2ページのテキストに4つの要素を書く。当時の制約や事情（Context）、選んだ対応（Decision。「我々は〜する」と能動態で書く）、その判断の現在の位置づけ（Status。提案中か、承認済みか、後の決定で置き換えられたか）、そして引き受ける結果（Consequences。良くなることも、悪くなることも）。ナイガードはこの文書の想定読者を未来の開発者と置き、その相手との会話のつもりで書け、とした。

議事録への翻訳は、そのまま利く。決定事項の一行の下に、「理由」と「見送った案」を一行ずつ添える。それだけで、決定は後から再検証できるものに変わる。前提が崩れたとき（予算が変わった、競合が動いた）、理由が書いてあれば「この決定はもう土台を失っている」と安全に見直せる。見送った案が書いてあれば、同じ議論を一年おきに繰り返さずに済む。

会議で交わされる議論そのものが、後から検証したくなるほど頼りない土台の上にあることは、実験でも繰り返し確かめられている。1985年のStasserとTitusの実験を起点とする一連の研究では、正しい判断に必要な情報を参加者に分散して持たせただけで、全員が全情報を持てば83%の集団がたどり着けた正解に、18%しか到達できなくなった。会議は情報を持ち寄る装置としてかなり不出来だという話で、詳しくは「隠されたプロファイル」40年の実験史に書いた。決定の根拠がその場の偶然に左右されるのなら、せめてどの根拠で決めたのかを文字で固定しておくことは、将来の軌道修正のための保険になる。

共通点4：「誰が決めたか」「誰がやるか」を名前で書く

「それ、先週の会議で決まりましたよね」「いや、あれはまだ決まっていないはずです」。議事録に【決定】と書いたはずの項目が、翌週こうして溶ける。書き方が悪かったのだろうか。多くの場合、悪いのは書き方ではなく、その「決定」に決定者がいなかったことである。

2006年1月、コンサルティング会社ベイン・アンド・カンパニーのポール・ロジャースとマーシャ・ブレンコは、ハーバード・ビジネス・レビュー誌に「Who Has the D?」という論文を発表した（DはDecision、決定のD）。意思決定の遅い組織を調べると、詰まりの原因は能力でも情報でもなく、「誰が決める役なのか」の曖昧さにある。処方として二人が示したRAPID（ラピッド）は、決定に関わる役割を5つに割る道具である。案を作って提案する人（Recommend）、承認や拒否の権限を持って同意する人（Agree）、決定を実行する人（Perform）、判断材料を提供する人（Input）、そして決める人（Decide）。肝は最後の一つで、決める人は原則一人に絞る。

似た道具に、米国のソフトウェア会社Intuitで生まれたとされ、Atlassianがチーム運営の手引きとして広めたDACI（ダキ）がある。こちらは推進役（Driver）、承認者（Approver）、協力者（Contributors）、報告先（Informed）の4役。役割の切り方は違うが、二つのフレームワークの言い分は一つに畳める。「議論に関わった人」と「決めた人」は別である。

これを議事録に持ち込むと、簡単な自己診断になる。「決定事項」の欄に、内容だけでなく「誰の承認で確定したか」を書けるか。書けるなら、それは決定である。書けないなら、それはまだ提案であって、書くべきは決定事項の顔をした一文ではなく、「○○さんが△△までに判断する」というToDoのほうだ。決定事項の欄がいつも埋まらない、と悩む必要はない。埋まらないという事実そのものが、その会議に決定者が呼ばれていないことを教えてくれている。

ToDoの側の「名前」は、もう少し要求が細かい。担当者、内容、期限の3点セットで、どれが欠けても実行率は落ちる。「来週までに複数案を検討する」は、主語がなく、来週のいつなのか不明で、何をもって完了なのかも決まっていない。「佐藤／アクセントカラー案を3パターン作成／1月30日（金）15時まで」なら、確認も催促もできる。この型の細部はアクションアイテムの書き方にまとめてある。

共通点5：議事録を「次の会議の入力」として書く

ここまでの4つには、同じ前提が隠れている。議事録は会議のあとに書くものだ、という前提である。最後の共通点は、そこを疑う。上手い人ほど、記録を「終わった会議の後始末」ではなく「これから始まる会議の材料」として扱っている。

極端な実例がAmazonである。2004年6月9日、ジェフ・ベゾスは幹部チームに宛てた社内メールで、パワーポイントによるプレゼンテーションを禁止した。代わりに義務づけたのが、ナラティブ、つまり物語のように文章で筋道を通した形式のメモである。理由をベゾスはこう説明した。「良い4ページのメモを書くことが、20ページのパワーポイントを『書く』ことより難しいのは、良いメモの物語構造が、より良い思考と、何がより重要かについてのより良い理解を強制するからだ」。2017年度の株主への手紙では運用の様子も明かされている。Amazonの会議は、6ページのメモを全員が黙読するところから始まる。ベゾスの表現を借りれば「自習室（study hall）」のように。そして良いメモは1日や2日では書けず、書いては寝かせて直すのに1週間以上かかることもある、とも述べている。

会議の記録が、会議の前に存在している。日本の実務の言葉に置き換えるなら、「たたき台」を極限まで真剣にやった形である。会議の時間は、読んだ内容への反論と決定だけに使われる。会議中の発言をどう書き残すかという悩みは、議論の土台が先に文書化されていれば、半分以上消えてしまう。

会社を丸ごとこの原理で組み立てた例もある。全社員がリモートで働くソフトウェア会社GitLabは「handbook-first（ハンドブック第一）」を掲げ、方針も手順も決定も、まず公開のハンドブックに書き、会議やチャットはその文書を前提に行う。文書が正で、会議が従。時差をまたぐチームでは会議に出られない人が常にいるから、記録は会議の補助ではなく、会議の代替品として設計されている。

ここまでやる動機は、会議そのものの重さにある。2017年にハーバード・ビジネス・レビュー誌に掲載されたレスリー・パーロウらの調査では、さまざまな業界の上級管理職182人のうち71%が、会議は非生産的で非効率だと答えた。経営幹部が会議に費やす時間は週23時間前後に達し、1960年代の週10時間未満から倍以上に膨らんでいる。読めば済むことのために人を集めない。この一点だけでも、記録への投資は回収できる勘定になる。

Amazonの黙読もGitLabのハンドブックも、そのまま真似るには組織の文化ごと変える覚悟が要る。ただ、明日の会議に持ち込める縮小版なら私も続けている。会議の前に、議題と論点と決定案だけ埋めた「空欄の議事録」を作って共有しておく。会議中はそれを画面に映しながら埋めていき、決定事項の行を書くたびに「この文言で合っていますか」とその場で確認する。会議が終わった時点で議事録も終わっていて、しかもその文書がそのまま次回のアジェンダの土台になる。ファシリテーションの仕込みとして、これほど割のいいものを他に知らない。

まとめ：テンプレートは、5つの判断のあとに来る

基本形のテンプレートを置いておく。ただし、ここまで読んだ人には、これが「意思決定寄りの会議」用の一例にすぎないことが伝わっているはずだ。

# [会議名] 議事録

- 日時：202X年X月X日 XX:00〜XX:00
- 参加者：[氏名], [氏名]...
- 記録者：[氏名]

## 1. 決定事項
* [決定内容]
    * 決定者：[誰の承認で確定したか]
    * 理由：[なぜこの案か]
    * 見送った案：[検討したが選ばなかった選択肢]

## 2. ネクストアクション（ToDo）
* [担当者]：[内容]【期限：MM/DD HH:MM】

## 3. 保留・検討事項
* [内容]（次回[会議名]にて決定予定）

## 4. 補足・メモ
* [背景や参考情報]

会議の種類別の型は議事録テンプレート完全ガイドに揃えてあるので、進捗確認やブレスト用はそちらから選んでほしい。

冒頭の「お手本を一枚ください」に、今なら答えられる。返すべきは見本ではなく、質問である。それはどの種類の会議で、読むのは誰か。決定者は決まっているか。その記録は、次の何の入力になるのか。1876年の議事規則も、Amazonの6ページも、取締役会の法定議事録も、この問いへの答え方が違うだけで、問いそのものは共有している。答えが決まれば、書式はほとんど自動的に決まる。

最後にひとつ、実務的な補足を残しておく。ここに書いた5つの判断は、どれも会議中に頭を使う仕事である。発言を漏らさず打ち込む仕事と両立させようとすると、たいてい両方が中途半端になる。だから記録の「清書」は後工程に切り離してしまうのが合理的で、そこは今、AIに任せられる。メモリスなら、会議をスマホで録音しておくと、録音が終わったあとにAIが処理し、数分で決定事項とToDoが整理された議事録に変わる（iPhone・Android対応、専用デバイス不要。録音データはAI処理完了後に即時自動削除）。会議中のあなたは、議論と、その場の合意の確認に集中すればいい。無料トライアル（登録後3回まで）で、自分の会議がどの種類なのかを、出来上がった議事録の側から眺めてみてほしい。