トラコムの資料作成、生成AIで月32時間から4時間に

採用ブランディングや採用代行などを手がけるトラコム株式会社が、生成AIの活用によって資料作成にかかる時間を月32時間から4時間に短縮したと発表した。月あたり約28時間の削減につながったという。この数字は同社が報告した一事例であり、2026年7月17日時点で確認された結果とされている。

同社では月次レポート作成が月10時間から3時間に、月次の締め処理が3日から1〜2日に、マニュアル作成が2時間から10分に短縮されたとも報告されている。背景にあるのは、個人の工夫を組織の資産に変える仕組みづくりだ。それぞれの社員が使っていた指示文(AIへの入力文面)を集約し、共通のアプリとして使える形に整えたという。うまくいった活用方法や作成した仕組みは社内で共有され、別の社員や業務でも再利用できる状態に広がっているとされ、担当者を選ばず業務を進めやすい環境づくりにつながっているという。

この事例が示しているのは、生成AI活用の成果が「個人の工夫」のままでは組織に残らないという点だ。会議の議事録や資料のたたき台をAIで作れるようになっても、うまい使い方を思いついた社員が異動・退職すれば、その工夫ごと失われる。会議の録音を後からテキスト化しておく作業も同じで、メモリス(AIボイスメモ)のように録音後にAIが文字起こし・要約する仕組みを使えば、担当者の記憶力やメモの取り方に頼らず記録を残せる。どんなツールを使うかにかかわらず、大事なのは、その記録や指示文を誰でも参照できる形で保管し、次の担当者が同じ手順を再現できるようにしておくことだ。

生成AI活用を組織に定着させたいなら、うまくいった指示文やテンプレートを、使った本人のメモではなく共通の置き場に集約すべきだ。トラコムの事例でも、生成AI活用に参加した社員から、目視確認の減少やミスの防止、特定の担当者への依存業務の整理といった変化が挙げられている。良い使い方は属人的なノウハウのまま消えやすく、共有の手間を惜しむと同じ試行錯誤を組織内で何度も繰り返すことになる。

もう一つ判断すべきは、どの生成AIサービスを業務に組み込むかという入口の基準だ。トラコムは、入力データがモデルの学習に利用されない設定・環境を選んで運用していると発表している。会議の議事録や採用候補者の情報のように、社外に出せない情報を扱う業務ほど、この設定の有無を導入前に確認しておく必要がある。