メモリスによる要約- 5W1Hはいつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのようにの6要素で情報を整理する型
- 会話中に埋まらなかった要素に気づければ、その場で聞き返して抜け漏れを防げる
- 全要素をその場で埋めるのが難しい場合、録音しておけば後から確認できる
会議の決定事項を後で読み返したら、「対応する」としか書いていない。誰が、いつまでに、何を対応するのかが分からず、結局本人に聞き直す羽目になる。議事録やメモでよくある失敗だ。
5W1Hは、この手の抜け漏れを防ぐための情報整理の型だ。When(いつ)・Where(どこで)・Who(誰が)・What(何を)・Why(なぜ)・How(どのように)という6つの英単語の頭文字を取っている。もとはジャーナリズムの世界で、記事に必要な基本要素として広まった考え方で、今ではビジネス文書や議事録の作成にも幅広く応用されている。
5W1Hの6要素
When(いつ)：時期や期限
出来事がいつ起きたか、あるいは対応の期限がいつかを明確にする。「なるべく早く」ではなく、具体的な日付まで詰めることが重要になる。
Where(どこで)：場所や範囲
物理的な場所だけでなく、「どの部署の話か」「どのシステムの話か」といった範囲も含む。
Who(誰が)：担当者や関係者
議事録では特に重要な要素。「チームで対応する」ではなく、実際に手を動かす個人名まで特定する。
What(何を)：対象や内容
何についての話なのかを、具体的な対象で示す。「改善する」だけでなく、何を改善するのかまで書く。
Why(なぜ)：目的や理由
なぜそれをするのか、背景や目的を残しておく。あとで読み返したときに、判断の妥当性を検証できるようになる。
How(どのように)：手段や方法
どんな方法・手順で進めるのかを具体化する。
5W1Hを使うときに気をつけたいこと
6要素すべてを毎回埋めようとすると、かえって形式的になりすぎることがある。方針を決める場面ではWhy(なぜ)とWhat(何を)が重要でも、Where(どこで)は特に意味を持たない場合もある。その場面で本当に必要な要素だけを優先して確認する方が、実務では機能しやすい。
もう一つのコツは、会話が進んでいる最中に「今、Who(誰が)が抜けている」と気づけるようにしておくことだ。決定事項が出た瞬間に「それは誰が担当しますか」と一言確認するだけで、後から本人に聞き直す手間がなくなる。
会話中に全部を埋めきれないこともある
5W1Hを意識しながら会話を聞き、その場でメモに書き込んでいくのは、実際には難しい場面も多い。特に議論が白熱しているときや、複数の決定事項が立て続けに出るときは、6要素すべてをリアルタイムで埋めきるのは現実的ではない。
そんなときは、会議を録音しておくと安心できる。メモリス(Memolith)はスマホで録音するだけで、AIが議事録の下書きを自動で作るアプリだ。録音が終わったあとにAIが処理する流れなので、会議中は5W1Hの抜け漏れに気づいたらその場で一言確認するだけでよく、細部の記録はあとから議事録を見返して埋め直せる。
料金は無料トライアル(登録後3回まで＋Ask Memolith)から試せる。続けるならエリート830円/月(月20回)、エグゼクティブ1,380円/月(月50回)。
まとめ
- 5W1Hはいつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのようにの6要素で情報を整理する型
- 全要素を毎回埋めるのではなく、その場面で意味のある要素を優先して確認する
- 会話中に埋めきれない場合、録音しておけば後から議事録で確認できる
次の会議では、決定事項が出た瞬間に「誰が、いつまでに」の2点だけでも確認してみてほしい。あとで読み返したときの分かりやすさが変わるはずだ。
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よくある質問
5W1Hとは
When(いつ)・Where(どこで)・Who(誰が)・What(何を)・Why(なぜ)・How(どのように)という英単語の頭文字を取った、情報を整理するための型です。ジャーナリズムの世界で記事を書く際の基本要素として広まり、今ではビジネス文書や議事録の作成でも幅広く使われています。
5W1Hは
議事録やメモを書くとき、報告書を作るとき、トラブルの状況を整理するときなど、事実を漏れなく伝えたい場面全般で使えます。特に議事録では、決定事項について『誰が・いつまでに・何をするか』が抜けていると、あとで実行されないまま忘れられがちなので、5W1Hのチェックリストとして使うのが効果的です。
5W1Hの
内容によっては、すべてが埋まらない場合もあります。たとえば方針決定の場面ではWhy(なぜ)が重要でもWhere(どこで)は不要なことがあります。無理にすべてを埋めようとするより、その場面で意味のある要素を優先して確認する方が実務的です。